Tämä sivusto käyttää evästeitä, jotta voimme varmistaa, että sivumme palvelevat sinua mahdollisimman hyvin. Mikäli jatkat muuttamatta asetuksia, oletamme sinun hyväksyvän evästeiden käytön sivustollamme. Yksityisyyskäytäntö | Evästekäytäntö Sulje

Yleiset kokous- ja juhlavarausten toimitusehdot

Kämp Collection Hotels kokous- ja juhlavarausten toimitusehdot 1.5.2017 alkaen

1. Hinnat
Ovat euroissa ja sisältävät arvonlisäveron.

2. Järjestelyveloitus
Tilat ovat maksullisia, mikäli tarjouksessa ei toisin mainita. Kokous- ja ryhmätyötiloista peritään erillinen tilavuokra toimipistekohtaisesti. Kalustemuutoksista, lisäkalusteista ja muista järjestelyistä veloitetaan erikseen. Äänentoistosta, AV- palveluista ja -laitteista, jotka eivät kuulu ravintolan/kokoustilan perusvarustukseen, veloitetaan erikseen. Mikäli tarjoilujen toimittaja tilaajan toivomuksesta hankkii erikoislupia, esim. luvan pidennettyyn anniskeluun tai ilmoituksen tilapäisestä elintarvikkeiden myynnistä ja tarjoilusta, ryhtyy erikoisjärjestelyihin kuten ohjelman, orkesterin, somistuksen ja rakennelmien tms. hankintaan, sitoutuu tilaaja vastaamaan kaikista näistä toimenpiteistä aiheutuneista kustannuksista.

3. Maksutavat ja -ehdot
Maksutapa tulee vahvistaa varauksen vahvistamisen yhteydessä. Mahdolliset maksutavat ovat pankki- tai luottokortti, käteinen, ennakkolasku tai jälkilaskutus. Tilaajaa voidaan laskuttaa jälkikäteen ainoastaan, jos tilaaja on Kämp Collection Hotelsin (myöhemmin KCH) laskutusasiakas Suomessa Laskun maksuehto on 14 päivää netto, ja viivästyskorko määräytyy korkolain mukaisesti.

Laskutettavista varauksista tulee sopia aina etukäteen. Ainoastaan suoraan hotelliin, hotellin verkkosivujen tai myyntipalvelun, sekä GDS-kanavien kautta tehtyjä varauksia voidaan jälkilaskuttaa. Laskutuksesta tulee sopia varauskohtaisesti myyjän/ sopimuksen tekijän kanssa ennakkoon, myös silloin kun kyseessä on GDS-kanavan kautta tehty varaus. Mikäli laskutuksesta ei ole sovittu myyjän/sopimuksen tekijän kanssa etukäteen, varaus tulee maksaa paikan päällä käteisellä tai luottokortilla. Uusilla jälkilaskutusasiakkailla jälkilaskutettavan laskun summan tulee olla vähintään 500€. Jos laskun loppusumma on vähemmän kuin 500€, laskua ei lähetetä. Varaus tulee tällöin maksaa paikan päällä käteisellä tai luottokortilla.

4. Varauksen takaus
Kaikki varaukset tulee taata luottokortilla vahvistuksen yhteydessä. Takausta varten tarvitaan luottokorttinumero, kortin haltijan nimi sekä kortin viimeinen voimassaoloaika. Laskutusasiakkaat voivat taata varauksen vaihtoehtoisesti yrityksen nimeen.

5. Tilaajan vastuu
Tilaaja on velvollinen suojelemaan vahingoilta vuokraamiaan tiloja ja kalusteita. Tilaaja vastaa kaikista vahingoista, joita tilaajan laitteet, henkilökunta, esiintyjät tai kokous-osanottajat aiheuttavat kiinteistölle tai toimipisteen irtaimelle omaisuudelle. Tilaaja vastaa toimipisteeseen tuomistaan laitteista ja irtaimesta omaisuudesta. Tilaaja sitoutuu noudattamaan toimipisteen henkilökunnan ohjeita talon sekä kalusteiden ja laitteiden käyttöä koskevissa asioissa. Vahingon sattuessa Kämp Collection Hotels laskuttaa korjaus-, siivous- tms. muut kulut tilaajalta.

6. Sopimuksen siirto
Asiakkaalla ei ole oikeutta siirtää sopimusta tai luovuttaa vuokraamiaan tiloja kolmannelle osapuolelle ilman toimipisteen suostumusta.

7. Varausehdot

7.1 Tilausvahvistus ja henkilömäärän tarkentaminen

Tilausvahvistuksen tulee sisältää:

  • henkilömäärä
  • aikataulu ja tilaisuuden sisältö, tarjoilut ja tarjoiluajat sekä mahdolliset erikoisruokavaliot ja allergiat
  • pöytämuoto, tarvittavat kokousvälineet ja opastetaulun teksti
  • tilaisuuden isäntien/emäntien nimet ja yhteystiedot

Yli 30 henkilön tilaisuudet

  • tilausvahvistus viimeistään kaksi (2) viikkoa ennen tilaisuutta
  • tämän jälkeen henkilömäärää voi tarkentaa +/- 10 %:a
  • lopullisena laskutusperusteena on neljä (4) arkipäivää ennen tilaisuutta vahvistettu henkilömäärä

11-29 henkilön tilaisuudet

  • tilausvahvistus viimeistään viikkoa ennen tilaisuutta
  • tämän jälkeen henkilömäärää voi tarkentaa +/- 10 %:a
  • lopullisena laskutusperusteena on kolme (3) arkipäivää ennen tilaisuutta vahvistettu henkilömäärä

1-10 henkilön tilaisuudet

  • tilausvahvistus viimeistään kolme (3) päivää ennen tilaisuutta
  • laskutusperusteena on tilausvahvistuksen yhteydessä vahvistettu henkilömäärä

Mikäli tilausvahvistusta ei ole toimitettu määräaikaan mennessä, pidätämme oikeuden valita tilaisuuteen tarjouksen edullisin kokouspaketti ja/tai menu ja sopia tilaisuuden aikataulu. Jos määräajan jälkeen tehdään muutoksia, on Kämp Collection Hotelsilla oikeus tarkistaa tilaisuuden hinta, periä erillinen tilavuokra, vaihtaa varattu tila toiseen sekä neuvotella muut tilaisuuden yksityiskohdat uudelleen.

7.2 Peruutusehdot
Tilaajan tekemä tilaus on sitova. Tilaaja voi kuitenkin peruuttaa tilauksen, jolloin Kämp Collection Hotelsveloittaa peruutuksesta tilauksen koosta ja peruutusajankohdasta riippuen alla olevan taulukon mukaisesti.

Mikäli tilaisuuden yksityiskohtia ja tarjoiluja ei ole sovittu, on peruutusehtoveloituksen perusteena ko. tilaisuuden tarjouksen mukainen tilavuokra sekä tarjoiluiden osalta tarjouksen edullisin kokouspaketti ja/tai menu.

Tilaisuuden koko Peruutusajankohta ja –ehto
1-20 hlöä 14 vrk tai aiemmin ennen tilaisuutta - ei veloitusta 7-13 vrk ennen tilaisuutta - 50 % tilauksen arvosta 4-6 vrk ennen tilaisuutta - 75 % tilauksen arvosta 0-3 vrk ennen tilaisuutta - 100 % tilauksen arvosta
21-50 hlöä 30 vrk tai aiemmin ennen tilaisuutta - ei veloitusta 14-29 vrk ennen tilaisuutta - 50 % tilauksen arvosta 8-13 vrk ennen tilaisuutta - 75 % tilauksen arvosta 0-7 vrk ennen tilaisuutta - 100 % tilauksen arvosta
51-150 hlöä 60 vrk tai aiemmin ennen tilaisuutta - ei veloitusta 30-59 vrk ennen tilaisuutta - 50 % tilauksen arvosta 14-29 vrk ennen tilaisuutta - 75 % tilauksen arvosta 0-13 vrk ennen tilaisuutta - 100 % tilauksen arvosta
151-250 hlöä 90 vrk tai aiemmin ennen tilaisuutta - ei veloitusta 60-89 vrk ennen tilaisuutta - 50 % tilauksen arvosta 30-59 vrk ennen tilaisuutta - 75 % tilauksen arvosta 0-29 vrk ennen tilaisuutta - 100 % tilauksen arvosta
yli 250 hlöä 120 vrk tai aiemmin ennen tilaisuutta - ei veloitusta 90-119 vrk ennen tilaisuutta - 50 % tilauksen arvosta 60-89 vrk ennen tilaisuutta - 75 % tilauksen arvosta 0-59 vrk ennen tilaisuutta - 100 % tilauksen arvosta

Peruutusehdot vallitsevassa erikoistilanteessa

Varausten peruutukset ajankohdalle 16.3 – 31.5.2020

Suomen hallitus ilmoitti 16.3.2020 Suomen olevan poikkeusoloissa COVID-19 viruksen vuoksi ja asetti voimaan koko maata koskevan valmiustilalain 13.4.2020 saakka. 30.3 hallitus päätti jatkaa rajoitustoimenpiteitä 13.5.2020 asti. Tilanteesta johtuen päivitämme peruutusehtojamme seuraavasti: 

Seuraavat peruutusehtojen muutokset koskevat varauksia, jotka on varattu 31.3 – 31.5 väliselle ajalle:  

Suoraan hotellin, myyntipalvelun tai hotellien omien verkkosivujen kautta joustavilla peruutusehdoilla tehdyt varaukset: voit peruuttaa varauksen kuluitta tulopäivänä klo 16 mennessä. Jos olet jo maksanut majoituksesi, niin voit siirtää varaustasi kuluitta ja varata minkä tahansa ajankohdan 31.12.2020 saakka hotellin saatavuuden mukaisesti. Huomaathan, että ajankohdan muutoksella saattaa olla vaikutuksia varauksen hintaan. 

Jos peruutat ennakkoon maksetun varauksesi etkä halua siirtää varaustasi, palautamme ennakkomaksun Kämp Collection Hotels lahjakortille. Lahjakortti on voimassa 12 kuukautta sen kirjoittamispäivästä lähtien.

Suljettuja hotelleja koskevat seuraavat ehdot:

Voit siirtää varaustasi kuluitta ja varata minkä tahansa ajankohdan 31.12.2020 saakka hotellin saatavuuden mukaisesti.  Voit myös perua varauksesi veloituksetta peruutusehtojen sallimissa puitteissa. Mikäli sinulla on ennakkoon maksettu varaus johonkin suljetuista hotelleistamme ennen 31.5 etkä halua siirtää varausta, voit peruuttaa sen. Tällöin palautamme ennakkomaksusi Kämp Collection Hotelsin lahjakortille. Lahjakortti on voimassa 12 kuukautta sen kirjoittamispäivästä lähtien.  

Jos olet tehnyt varauksesi jonkin online-matkatoimiston kautta (Booking.com, Expedia tai jokin muu online matkatoimisto), sinun tulee siirtää tai peruuttaa varauksesi saman online-matkatoimiston kautta.  

Ryhmä- ja kokousvaraukset voit peruuttaa veloituksetta viimeistään 3 arkipäivää ennen tulopäivää. Voit myös siirtää varaustasi kuluitta ja varata minkä tahansa ajankohdan 31.12.2020 saakka hotellin saatavuuden mukaisesti. Huomaathan, että ajankohdan muutoksella saattaa olla vaikutuksia varauksen hintaan.

Jos haluat muuttaa jo tehtyä varausta, olethan yhteydessä myyntipalveluumme tai suoraan siihen hotelliin johon varaus on tehty.

Muita ajankohtia koskevat seuraavat peruutusehdot:

Tavalliset peruutusehdot ja säännöt ovat voimassa ja varausehtomme löydät täältä, kokousvarausten toimitusehdot täältä. Varauksesi ehdot riippuvat siitä, millaisen varauksen tai sopimuksen olet tehnyt. Löydät varauksesi peruutusehdot varausvahvistuksestasi tai sopimuksestasi. Voit tarkistaa vakuutusyhtiöltäsi, oletko oikeutettu kompensaatioon matkan ja hotellivarauksen mahdollisen peruuntumisen takia. Mikäli varaus on tehty matkatoimiston tai kolmannen osapuolen kautta, otattehan yhteyttä kyseiseen tahoon varauksen muutos- ja peruutusmahdollisuuksista.

Yksittäisiä varauksia, ryhmävarauksia sekä tilaisuuksia koskeviin ylitsepääsemättömiin esteisiin sovellamme seuraavia ehtoja: 


Yksittäiset huonevaraukset

Suoraan hotellin, myyntipalvelun tai verkkopalvelun kautta tehdyt varaukset, joissa vieras on tulossa maasta, jota koskee matkustuskielto, saa perua veloituksetta. 

Suoraan hotellin, myyntipalvelun tai verkkopalvelun kautta tehdyt varaukset, joissa vieras ei tule maasta, jota koskee matkustuskielto, koskee normaalit peruutusehdot. Varauksen ehdot löydät varausvahvistuksestasi.


Ryhmävaraukset ja tilaisuudet

Tapauksissa, joissa asiakkaan kanssa tehty sopimus sisältää luettelon erityisistä tapahtumista tai olosuhteista ja luettelossa mainitaan epidemia tai pandemia tällaisena olosuhteena, voidaan koronavirusta pitää ylivoimaisena esteenä.

Tapauksissa, joissa asiakkaan kanssa tehty sopimus sisältää luettelon erityisistä tapahtumista tai olosuhteista ja epidemiaa tai pandemiaa ei erikseen tällaisena olosuhteena mainita, koronavirusta ei pidetä ylivoimaisena esteenä, elleivät viranomaiset erikseen ole julistaneet kieltoa joukkojen kohtaamisesta hotelleissa (viranomaisten suositus tai ohjeistus ei ole riittävä peruste force majeur -säännön soveltamiseen).

Suomen viranomaisten 12. maaliskuuta 2020 ilmoittama kielto, joka koskee julkisten kokousten ja julkisten tapahtumien pitämistä, ei sinänsä koske hotellin päivittäistä toimintaa (ts. huoneiden vuokrausta, aamiaista, illallista jne.), vaan sellaisia yleisölle osoitettuja tapahtumia, joihin osallistuu yli 500 osallistujaa. Kielto ei tällä hetkellä koske yksityisiä kokoontumisia tai yritystapahtumia (esimerkiksi konferensseja, joita ei ole osoitettu yleisölle).

Tapauksissa, joissa asiakkaan kanssa tehtyyn sopimukseen sisältyy yleinen ylivoimainen este, määrittelemättä erityisiä tapahtumia tai olosuhteita, tai jos asiakkaan kanssa tehdyssä sopimuksessa ei määritellä ylivoimaista estettä, koronan puhkeamista ei pidetä ylivoimaisena esteenä, elleivät viranomaiset erikseen ole julistaneet kieltoa joukkojen kohtaamisesta hotelleissa (viranomaisten suositus tai ohjeistus ei ole riittävä peruste force majeur -säännön soveltamiseen).

Tapauksissa, joissa asiakkaan kanssa tehdyssä sopimuksessa määritellään ylivoimaiset esteet yksipuolisesti vain hotellin toimesta tai niitä ei määritellä lainkaan, asiakas ei voi vedota ylivoimaiseen esteeseen.