Yleiset kokous- ja juhlavarausten toimitusehdot

Kämp Collection Hotels kokous- ja juhlavarausten toimitusehdot

1. Hinnat
Ovat euroissa ja sisältävät arvonlisäveron.

2. Järjestelyveloitus
Tilat ovat maksullisia, mikäli tarjouksessa ei toisin mainita. Kokous- ja ryhmätyötiloista peritään erillinen tilavuokra toimipistekohtaisesti. Kalustemuutoksista, lisäkalusteista ja muista järjestelyistä veloitetaan erikseen. Äänentoistosta, AV- palveluista ja -laitteista, jotka eivät kuulu ravintolan/kokoustilan perusvarustukseen, veloitetaan erikseen. Mikäli tarjoilujen toimittaja tilaajan toivomuksesta hankkii erikoislupia, esim. luvan pidennettyyn anniskeluun tai ilmoituksen tilapäisestä elintarvikkeiden myynnistä ja tarjoilusta, ryhtyy erikoisjärjestelyihin kuten ohjelman, orkesterin, somistuksen ja rakennelmien tms. hankintaan, sitoutuu tilaaja vastaamaan kaikista näistä toimenpiteistä aiheutuneista kustannuksista.

3. Maksutavat ja -ehdot
Maksutapa tulee vahvistaa varauksen vahvistamisen yhteydessä. Mahdolliset maksutavat ovat pankki- tai luottokortti, käteinen, ennakkolasku tai jälkilaskutus. Tilaajaa voidaan laskuttaa jälkikäteen ainoastaan, jos tilaaja on Kämp Collection Hotelsin (myöhemmin KCH) laskutusasiakas Suomessa Laskun maksuehto on 14 päivää netto, ja viivästyskorko määräytyy korkolain mukaisesti.

Laskutettavista varauksista tulee sopia aina etukäteen. Ainoastaan suoraan hotelliin, hotellin verkkosivujen tai myyntipalvelun, sekä GDS-kanavien kautta tehtyjä varauksia voidaan jälkilaskuttaa. Laskutuksesta tulee sopia varauskohtaisesti myyjän/ sopimuksen tekijän kanssa ennakkoon, myös silloin kun kyseessä on GDS-kanavan kautta tehty varaus. Mikäli laskutuksesta ei ole sovittu myyjän/sopimuksen tekijän kanssa etukäteen, varaus tulee maksaa paikan päällä käteisellä tai luottokortilla. Uusilla jälkilaskutusasiakkailla jälkilaskutettavan laskun summan tulee olla vähintään 500€. Jos laskun loppusumma on vähemmän kuin 500€, laskua ei lähetetä. Varaus tulee tällöin maksaa paikan päällä käteisellä tai luottokortilla.

4. Tilaajan vastuu
Tilaaja on velvollinen suojelemaan vahingoilta vuokraamiaan tiloja ja kalusteita. Tilaaja vastaa kaikista vahingoista, joita tilaajan laitteet, henkilökunta, esiintyjät tai kokous-osanottajat aiheuttavat kiinteistölle tai toimipisteen irtaimelle omaisuudelle. Tilaaja vastaa toimipisteeseen tuomistaan laitteista ja irtaimesta omaisuudesta. Tilaaja sitoutuu noudattamaan toimipisteen henkilökunnan ohjeita talon sekä kalusteiden ja laitteiden käyttöä koskevissa asioissa. Vahingon sattuessa Kämp Collection Hotels laskuttaa korjaus-, siivous- tms. muut kulut tilaajalta.

5. Sopimuksen siirto
Asiakkaalla ei ole oikeutta siirtää sopimusta tai luovuttaa vuokraamiaan tiloja kolmannelle osapuolelle ilman toimipisteen suostumusta.

6. Varausehdot

6.1 Tilausvahvistus ja henkilömäärän tarkentaminen

Tilausvahvistuksen tulee sisältää:

• henkilömäärä
• aikataulu ja tilaisuuden sisältö, tarjoilut ja tarjoiluajat sekä mahdolliset erikoisruokavaliot ja allergiat
• pöytämuoto, tarvittavat kokousvälineet ja opastetaulun teksti
• tilaisuuden isäntien/emäntien nimet ja yhteystiedot

Yli 30 henkilön tilaisuudet

• tilausvahvistus viimeistään kaksi (2) viikkoa ennen tilaisuutta
• tämän jälkeen henkilömäärää voi tarkentaa +/- 10 %:a
• lopullisena laskutusperusteena on neljä (4) arkipäivää ennen tilaisuutta vahvistettu henkilömäärä

11-29 henkilön tilaisuudet

• tilausvahvistus viimeistään viikkoa ennen tilaisuutta
• tämän jälkeen henkilömäärää voi tarkentaa +/- 10 %:a
• lopullisena laskutusperusteena on kolme (3) arkipäivää ennen tilaisuutta vahvistettu henkilömäärä

1-10 henkilön tilaisuudet

• tilausvahvistus viimeistään kolme (3) päivää ennen tilaisuutta
• laskutusperusteena on tilausvahvistuksen yhteydessä vahvistettu henkilömäärä

Mikäli tilausvahvistusta ei ole toimitettu määräaikaan mennessä, pidätämme oikeuden valita tilaisuuteen tarjouksen edullisin kokouspaketti ja/tai menu ja sopia tilaisuuden aikataulu. Jos määräajan jälkeen tehdään muutoksia, on Kämp Collection Hotelsilla oikeus tarkistaa tilaisuuden hinta, periä erillinen tilavuokra, vaihtaa varattu tila toiseen sekä neuvotella muut tilaisuuden yksityiskohdat uudelleen.

6.2 Peruutusehdot
Tilaajan tekemä tilaus on sitova. Tilaaja voi kuitenkin peruuttaa tilauksen, jolloin Kämp Collection Hotelsveloittaa peruutuksesta tilauksen koosta ja peruutusajankohdasta riippuen alla olevan taulukon mukaisesti.

Mikäli tilaisuuden yksityiskohtia ja tarjoiluja ei ole sovittu, on peruutusehtoveloituksen perusteena ko. tilaisuuden tarjouksen mukainen tilavuokra sekä tarjoiluiden osalta tarjouksen edullisin kokouspaketti ja/tai menu.